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下對上的職場溝通技巧

來源:在職研究生網 時間:2024-12-18 11:36:00

  溝通在職場是非常重要的。是否善于溝通也會決定你在職場以及事業的上升空間的高度。決定職場成功的因素主要有兩個:一是專業技能,二是溝通及人際關系能力。下面是小編為大家收集關于下對上的職場溝通技巧,歡迎借鑒參考。

  1、復述上級任務要求

  我們腦子里想的東西,可能口頭表達出來的意思只有80%,別人聽進去的可能是60%,聽懂的可能是40%,最后執行做出來的可能只有20%。這就好比,金庸心目中的小龍女是李若彤飾演的,而拍出來的效果很可能包子臉小龍女......甚至是賈玲版本的。當上級把任務交給你時,你重復一遍,這是一般善于配合工作的人最常用的溝通方式。把上級布置的工作要求,加上你的簡單理解,進行復述。這樣,如果你有遺漏之處,上級也會幫你及時補充,有了這樣的及時有效溝通,你辦事就不會輕易出差錯了,就會少了很多職場眼淚。

  如果你沒有記住上級的說的任務,或者有不明白的地方,應立即向上級請教,比如”老板,您的意思是......的嗎?”,”我的理解是...."都是非常好的溝通方式。

  有些小伙伴,上級布置任務時一聲不吭,等到上級問結果時,就說“老板,我不會”。不會?不會你在接到任務時就要講啊。如果對任務理解不了,又不肯和老板溝通,這樣累死都沒有用,所以,要學會跟老板探討任務。

  有些小伙伴喜歡“想當然”,當對上級的指令理解模糊或者不是很確定時,不及時和上級進行溝通,而是心存僥幸“他說的應該是這樣的吧?管他呢,就這樣干!” 結果往往是白忙一場,還要被老板罵,職場的眼淚就是醬紫來的。你可能會說,沒有功勞也有苦勞吧?拜托,你浪費了別人的時間,而你的上級可能因為你的工作不到位被ta的上級臭罵一頓。

  其實,復述別人的要求,不止在下對上的溝通中經常用到。在平級溝通,上對下的溝通,以及生活溝通中都是非常中重要的。

  前幾天,我在寫一篇文章,讓我團隊的小伙伴幫我收集一些圖片,并制作成很多圖片合成在一起的圖片。小伙伴忙了一整天在弄這個事,做出來之后,我說不是我想要的,需要重新做。小伙伴也很委屈,白忙了一整天。這其中就出現了溝通問題,我當時也沒有跟小伙伴詳細說需求,也沒有讓小伙伴復述我的需求;而小伙伴也沒有主動復述我的需求。所以,做了很多無用功,最后還要重新做。

  2、詢問上級優先順序

  下面的情況你會怎么處理?

  現在是下午3點,下午4點有一個非常重要的跨部門會議,你要在上面發言,但是你的PPT還沒做好;這時你的老板過來,要你給他做另一個PPT,要4點鐘做好交給他。

  多重任務,在職場上也是經常發生的,往往把人搞得焦頭爛耳。遇到上面的問題,有些小伙伴會選擇把兩件事都做了,先是匆匆忙忙的把老板要求的PPT做了,然后再急急忙忙的把自己的PPT做了,連喝口水的時間都沒有。

  如果能做完還好,如果做不完,該怎么辦呢?

  這時候可以跟老板溝通:"老板,您的這個任務非常重要,同時也跟您說一下我現在的情況:我下午4點要參加跨部門的工作會議,這個會議您也知道,我正在準備在會議上發言的PPT。這兩件事,您建議我先做哪一個?”讓老板做決定,無論老板讓你先做哪一個,后做的那一個風險你已經轉嫁出去了或者說轉嫁一部分出去。但是,如果你自己做決定,風險就在你這邊了。

  所以,當你在做一件重要的事時,老板又給你一個任務,這時候要將這件事與你現在正在進行的工作做一個優先順序比較,詢問上級哪件事比較重要?這時候就是在學會把風險轉嫁出去,而不是自己扛。

  3、提供優質解決方案

  3月份的銷售額下降了。

  老板問:為什么3月份的銷售額下降了?

  A員工是這樣回答的:“老板,銷售額下降是因為:,2月份過年,大家都在2月份買了很多東西,3月份買的東西少了;第二,最近銷售人員流失率比較大,熱情也不夠高;第三,競爭對手的新品在3月份上市了,搶走了我們一些客戶。“

  B員工是這樣回答的:"老板,3月份的銷售額確實下降了一些。我們也分析了原因,主要有以下幾點:,2月份過年,大家都在2月份買了很多東西,3月份買的東西少了;第二,最近銷售人員流失率比較大,熱情也不夠高;第三,競爭對手的新品在3月份上市了,搶走了我們一些客戶。我們小組一起商量了幾個解決方案,我說給您聽,您看是否可行?,會協同HR部門,招聘和培訓好的銷售人員,給銷售人員更多激勵,調動起積極性;第二,協同研發部門盡快上市我們的最新產品;第三,更深入的研究競爭對手,制定更有吸引力的價格策略......"

  如果你是老板,你更喜歡哪一種員工?

  老板喜歡做選擇題,而不是做填空題,其實,不只是老板,普通人也是喜歡做選擇題而不是做填空題。如果員工急匆匆的跑來問老板,“老板,出問題,您看怎么辦?”老板可能對你白眼相看。但是,如果你能提出解決方案來,老板可能會對你另眼相看。

  這樣的話,老板看你不僅知道了問題的存在,還自省分析了原因,而且還已經做出了相對應的解決方案。也就不為難你了,甚至可能以后會更加器重你。

  在實際工作中,出現各種問題是難免的,關鍵在于,你不能把問題留給老板或上級。你還要分析原因,能給出解決方案。不能等著老板給你解決方法。老板是喜歡做選擇題而不是問答題的人,可以給出幾個不同的方案,讓老板來拍板。在職場中遇到問題,靈活的應用這個方式,你離升職加薪就不遠了。

  4、及時匯報工作進展

  老板給了兩個員工同樣的任務。

  員工C接受了任務,開始埋頭苦干,到了最后,把結果交給老板。

  員工D接受了任務,定期給老板發一封郵件,匯報工作進展,到了最后,把結果交給老板。

  以上兩個員工,如果你是老板,你更喜歡哪一個員工?

  員工C在最后一刻才把事情的結果告訴老板,如果這個事情做好了,那問題倒不大。如果這個任務沒做好,甚至跟老板預想的差距很大,老板會怎么看?可能都會暴跳如雷,把這個員工臭罵一頓,那么哭鼻子也是有可能的。

  員工D,他定期匯報,老板也一直在了解工作進展,把事情做好了,老板當然很開心。即使員工D最后的結果不是他預想的那樣,但是他定期都在了解情況,也有了心理準備,不會落差那么大。也不會怎么責備員工D。

  所以,在職場中要學會及時匯報工作進展。

  常用的方式有: “這項工作現在進展到了.......階段,我接下來的計劃是....” “上回您布置的工作,目前進展情況是......您看后面需要調整嗎?“ ”截至X日,XX工作已經完成了....還有...待完成,預計完成時間X月X日“ ” 某某工作正在進行中,目前遇到的困難是...,可能進展比預計慢... 請您批準“

  讓老板了解你工作的進展,接下來的工作計劃,以及你希望得到的幫助和指導,會讓你減少走彎路和掉眼淚的機會。

  5、匯報工作,結論先行

  假設你在辦公室,忽然你的下屬沖進來,對你說:“老板,我最近留意原材料的價格,發現很多鋼材都漲價了,還有剛才物流公司打電話來說要提價,我又比較了幾家的價格,但是還是沒有辦法說服他不漲價,另外,其它競爭對手最近也漲價了,我看到A公司漲價了15%,B公司漲價了20%,對了,廣告費最近花銷也比較多,如果......可能......”

  你是不是聽得一頭霧水?聽了半天你還不知道他究竟要說明什么,或者要求你提供什么幫助,或者解決什么問題,或者作出什么決定。

  但是如果他這樣說:“老板,我建議我們的產品漲價20%。因為:,原材料價格最近漲了30%,物流成本也上漲了;第二,競爭對手全部都調價了10%~20%,我們應該跟進;第三,廣告費超標,我們應該拉出空間,可以做廣告。老板,您覺得這個建議是否可行?”

  如果你是老板,你更喜歡哪一種表達呢?

  老板的時間很寶貴,所以,在工作匯報時,要先把結論說出來,再展開細節部分。這樣,老板一開始就知道你要講什么。更容易跟著你的思路走。

  再舉一個例子。

  個秘書跟老板說:“王總說他3點鐘不能參加會議。李總說他不介意晚一點開會,把會放在明天開也可以,但10點半以前不行。趙總還在出差,他秘書說他要明天較晚時間才能從廣州趕回來。會議室明天已經有人預訂了,但星期四還沒有人預訂。會議時間定在星期四11點似乎比較合適。您看行嗎?”

  第二個秘書是這樣匯報的:“老板,我們把今天的會議改在星期四11點開可以嗎?因為這樣對王總和李總都會更方便,周四趙總也出差回來了,并且本周只有這會議室還有空。”

  個秘書的表達方式是:

  1.先呈現四個原因,后給出建議的時間并征求對方意見;

  2.按照獲得信息的先后順序羅列;

  3.信息基本是毫不加工地傳話。

  第二個秘書的表達則是:

  1.先給建議后總結原因;

  2.對信息加以分類合并,去掉了過多細節;

  3.語言簡潔。

  哪種表達溝通效果更好呢?顯然是第二個秘書的匯報更有效果。因為如果你用個秘書的溝通方法,恐怕早在你說出你的建議時間以前老板就要發話了:“那就明天十點半開會。”“那就別等他了。”“有什么合適的時間嗎?”而先給結論建議的好處就在于,對方更容易理解你的思路并且接受你的建議。

  因此,做匯報時,先確定你的結論或者建議,再按照一定邏輯順序地給原因。結論先行,這樣匯報工作更有效。

  今天跟大家分享了5種職場溝通方法,希望能幫助你在職場上少掉眼淚,促進你在職場升職加薪。


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